Projet OPEN : Examens numériques
Le système OPEN (Organisation & Planification d'Evaluations Numériques) permet le passage d'examens dématérialisés sur ordinateurs ou tablettes ainsi que toute la gestion liée aux examens. Il est basé sur une technologie web et est donc accessible depuis un simple navigateur Internet ne nécessitant pas d'installation de logiciel particulier.

Avantages des examens numériques :
  • Réduction du coût de passage des examens
  • Réduction du temps de préparation des examens en amont et de leur gestion en aval
  • Développement durable : Réduction de la consommation de papier et de consommable, réutilisation des matériels informatiques déjà en place
  • Gain de temps pour les enseignants : Correction automatique
  • Gain pédagogique : Statistiques sur les réponses des étudiants (par exemple faire ressortir une notion qui n'aurait pas été comprise en cours)
  • Possibilité d'organiser des sessions d'examens n'importe où dans le monde (nous en organisons régulièrement en Suisse, Espagne, Liban)

OPEN en chiffres (depuis 2014) :
  • 1 879 examens planifiés
  • 70 591 étudiants ayant passé un examen
  • 3 119 heures d'examens cumulées
  • 31 880 questions stockées
  • 5 068 médias stockés
  • 489 utilisateurs (enseignants/scolarité)
  • 3 397 places/postes gérés
  • 32 123 corrections en ligne de questions rédactionnelles
Économie / Écologie :
  • 2 217 heures (296 journées) gagnées sur la gestion de scolarité
  • 7 332 heures (978 journées) gagnées sur la correction par les enseignants
  • 111 065 feuilles de papier A4 (223 ramettes) économisées

Organisation et Planification d'Evaluations Numériques


Avant l'examen :

Les utilisateurs accèdent à l'interface de gestion selon leur niveaux d'accès (Administrateur, Responsable de scolarité, Gestionnaire de scolarité, Enseignant, Surveillant, Étudiant).

• Modélisation des différents cursus (Licence, Deust, Master, ...).

• Modélisation de la topographie des différentes salles d'examen :
Possibilité de régler différents paramètres influant ensuite sur l'attribution d'un poste informatique à un étudiant lors d'un examen :
- Rendre inactif un poste (dans le process d'attribution)
- Désigner un poste comme poste de secours (utilisé uniquement en cas de soucis)
- Indiquer les postes adaptés aux personnes à mobilité réduite

• Planification de l'examen :
Date & heures, enseignants responsables, surveillants, salles attribuées, ...
Notre application est reliée à vos logiciels de gestion des étudiants existants pour récupérer leurs données (par exemple Apogée) en y ajoutant la possibilité de gérer les étudiants à mobilité réduite et les tiers-temps.

• Préparation d'un examen :
Dernière phase dans laquelle le pôle scolarité va gagner un temps considérable.
Le responsable de scolarité paramètre l'affectation des étudiants sur les postes informatiques via différentes solutions mises à sa disposition : espacement entre les candidats, affectation aléatoire des candidats ou par ordre alphabétique, mélange des candidats de plusieurs examens dans la même salle, ...
Il est possible ensuite de télécharger/imprimer en 1 clic au format PDF tous les documents nécessaires à l'organisation de l'examen qui étaient auparavant réalisés à la main :
- Feuilles d'émargement pour chaque salle utilisée
- Affiches de placement pour les entrées de salles
- Procès verbaux pré-remplis

• Conception de l'épreuve :
Les enseignants conçoivent leur épreuve en toute autonomie via une interface dédiée. Ils créent leurs questions en ligne selon les différents modes de questionnement proposés, y ajoutent des médias, fixent le barème et ensuite assemblent les questions pour former l'épreuve d'examen. Des consignes peuvent également être spécifiées (calculatrice personnelle, brouillon, vidéoprojecteur, système audio, casque audio, tout document autorisé, ...).
Il est possible d'importer des questions à partir d'outils externe (ex : Moodle ou Scenari) et également de partager des examens entre utilisateurs.



Pendant l'examen :

Les étudiants se connectent sur l'interface de passage d'examen où le décompte-temps a lieu avant le lancement de l'épreuve.
Les heures de lancement et de fin d'épreuve sont synchronisées de façon très précise entre chaque poste informatique et chaque salle. Il peut même être facilement envisagé des épreuves d'examen répartis simultanément dans différentes villes ou même pays/continents (plusieurs centaines d'étudiants peuvent se connecter sur une même session d'examen).

L'examen peut contenir différentes formes de questionnement : question à choix multiples, texte à trou, question rédactionnelle, zone d'image cliquable, vidéo, fichier(s) à compléter, ...

En parallèle, les surveillants et la scolarité ont accès à une interface de monitoring permettant de voir rapidement l'ensemble des examens en cours, les étudiants présents/absents, les tiers-temps, l'avancement des notes, les copies virtuellement rendues, ...
Ils ont également accès à un système de discussion en ligne pour échanger rapidement en cas de soucis sans avoir à se rendre dans les différentes salles/bureaux.

OPEN : Examens numériques (Université de Lille)



Après l'examen :

Dès la fin de l'examen, les notes calculées automatiquement sont exportables au format Excel. Les copies virtuelles de tous les étudiants sont également générées en PDF. Il est possible d'ajuster à posteriori et en masse les notes de l'examen (barème, type de correction, suppression d'une question).

Si l'examen contient des questions rédactionnelles, un module est à disposition des enseignants pour une correction en ligne (étudiant par étudiant ou question par question, avec statistiques de progression).

Différentes statistiques (et graphiques) concernant les résultats des examens sont générées à la volée instantanément dès la fin de l'examen : moyenne, médiane, mini/maxi, écart type, durée effective d'examen avant de rendre la copie virtuelle, ... Une synthèse des réponses des étudiants est également générée (outil pédagogique intéressant pour les enseignants, cela permet par exemple de faire ressortir une notion qui n'aurait pas été comprise en cours).

Concernant les surveillances des examens, un cumul des heures de surveillance pour chaque intervenant est réalisé avec la possibilité de gérer un quota annuel.

Les étudiants auront par la suite accès à leur examen en mode révision via une interface dédiée (si celui-ci a été autorisé par l'enseignant) afin de le repasser comme des annales interactives.

OPEN : Evaluations numériques (FAC de Lille)



N'hésitez pas à nous contacter, nous pouvons vous faire parvenir une vidéo de démonstration ou même vous convier dans nos locaux sur Lille pour une démonstration en direct.


Le système OPUS (Organisation & Planification Universitaire des Stages) est une extension du projet OPEN permettant de dématérialiser la gestion des stages :
  • Création en ligne par les étudiants et les entreprises de conventions de stage dématérialisées avec signatures électroniques.
  • Analyses statistiques permettant d'adapter les offres de stage au marché (répartition géographique, nuage de mots-clés, ...).
  • Création de formulaires d'évaluation en ligne avec grilles de notation multilingues à destination des tuteurs de stage.
  • Système de gestion de rendez-vous, utilisé pour organiser les visites des établissements d'accueil.
Année scolaire 2017 : 1 070 stages ont été gérés à travers la plate-forme OPUS.



Enfin, sachez qu'il est également possible de greffer des modules additionnels sur la banque de questions d'examen afin de varier les méthodes d'apprentissage, comme par exemple la création de Serious Games (avec analyse du pourcentage de réussite par élève ou par question, temps passé en jeu, challenge high-score, ...) :

OPEN : Serious Games (Faculté de Lille)
 
Mentions légales
Hifi Communication© - Copyright - Tous droits réservés
Hifi Communication E-learning Captation vidéo Création de sites Examens numériques Contact Hifi Communication